Wie Unternehmen Zeit und Geld sparen

Papierberge, Quittungschaos und stundenlange Buchungsarbeit gehören in vielen Unternehmen längst der Vergangenheit an – oder sollten es zumindest.
Die digitale Buchhaltung ist einer der wichtigsten Schritte hin zu einer effizienteren, transparenteren und nachhaltigeren Unternehmensführung.

Wer digitale Tools gezielt einsetzt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern profitiert auch von einer besseren Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und mehr Kontrolle über die eigenen Finanzen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie digitale Buchhaltung funktioniert, welche Vorteile sie bietet und worauf Unternehmen achten sollten, um rechtssicher zu arbeiten.

1. Was bedeutet digitale Buchhaltung überhaupt?

Digitale Buchhaltung meint die vollständige oder teilweise elektronische Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Belegen und Finanzdaten. Statt Papierbelegen und manuellen Eingaben werden Daten automatisch erfasst, verarbeitet und gespeichert – oft in Echtzeit.

Typische Bestandteile sind:

• digitale Belegerfassung per Smartphone oder Scanner

• automatischer Import von Bankumsätzen

• elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung)

• Cloud-Speicher für Belegarchivierung

• Schnittstellen zu Steuerberatern und Buchhaltungssoftware

Das Ziel: Alle Buchführungsprozesse so effizient, transparent und fehlerfrei wie möglich gestalten.

2. Warum die Umstellung jetzt sinnvoll ist

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist längst kein Trend mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, profitieren von:

• Zeitersparnis: Automatisierte Belegerfassung und Buchungsvorschläge reduzieren manuelle Arbeit erheblich.

• Kostenersparnis: Weniger Verwaltungsaufwand bedeutet geringere Personalkosten.

• Transparenz: Finanzdaten sind jederzeit und überall abrufbar.

• Schnellere Entscheidungen: Echtzeit-Reports ermöglichen aktuelle Einblicke in die wirtschaftliche Lage.

• Nachhaltigkeit: Der Papierverbrauch sinkt drastisch – ein Plus für Umwelt und Image.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können so auf Augenhöhe mit größeren Wettbewerbern agieren.

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Betim Dobruna

Steuerberater

3. Rechtliche Anforderungen: GoBD und Datensicherheit

Bei der digitalen Buchführung gelten die GoBD – die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Diese regeln unter anderem:

• Unveränderbarkeit von Daten: Einmal gespeicherte Belege dürfen nicht nachträglich manipuliert werden.

• Nachvollziehbarkeit: Jeder Buchungsvorgang muss prüfbar und nachvollziehbar sein.

• Aufbewahrungspflichten: Belege müssen 10 Jahre digital archiviert werden.

• Zugriffsrechte: Das Finanzamt darf im Rahmen einer Betriebsprüfung auf digitale Unterlagen zugreifen.

Wer auf eine zertifizierte Software setzt, erfüllt diese Anforderungen automatisch – ein wichtiger Punkt, um spätere Beanstandungen zu vermeiden.

4. Die richtige Software wählen

Es gibt inzwischen zahlreiche Lösungen für digitale Buchhaltung – von einfachen Tools für Kleinunternehmer bis hin zu umfassenden ERP-Systemen für größere Firmen.

Zu den bekanntesten gehören:

• Datev Unternehmen Online – Standardlösung vieler Steuerberater

• Lexoffice – besonders beliebt bei Freiberuflern und kleinen Unternehmen

• sevDesk – cloudbasiert und GoBD-konform

• BuchhaltungsButler, FastBill oder Papierkram – ideal für automatisierte Workflows

Wichtig ist, dass das System:

• GoBD-konform arbeitet

• Belegscans revisionssicher speichert

• eine Schnittstelle zum Steuerberater bietet

• regelmäßig Updates erhält

• DSGVO-konform gehostet wird (idealerweise in Deutschland oder der EU)

5. Zusammenarbeit mit dem Steuerberater digital optimieren

Die Digitalisierung vereinfacht die Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerberater enorm.

Belege müssen nicht mehr per E-Mail oder Post verschickt werden. Stattdessen können sie direkt aus dem System heraus freigegeben werden. Der Steuerberater sieht aktuelle Daten, kann Rückfragen klären und Auswertungen erstellen – alles in Echtzeit.

Das spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Buchungsfehlern. Zudem können Steuerberater durch den permanenten Datenzugriff proaktiv beraten, statt nur rückwirkend Zahlen aufzubereiten.

6. Automatisierung: Der Schlüssel zur Effizienz

Moderne Buchhaltungssoftware nutzt Künstliche Intelligenz (KI), um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren.

Beispiele:

• automatische Erkennung von Rechnungsinhalten (Datum, Betrag, Steuersatz)

• Zuordnung zu Konten und Kategorien

• automatische Erstellung von Buchungsvorschlägen

• Bankabgleich in Echtzeit

So bleibt mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote erheblich – denn der Mensch neigt eher zu Tippfehlern als eine Maschine.

7. Cloud vs. lokale Speicherung

Viele Unternehmen fragen sich, ob sie ihre Buchhaltungsdaten lieber in der Cloud oder auf eigenen Servern speichern sollen.

Cloud-Lösungen bieten:

• ortsunabhängigen Zugriff

• automatische Backups

• weniger IT-Aufwand

• einfachere Zusammenarbeit mit Dritten

Lokale Systeme bieten:

• volle Datenkontrolle

• keine externen Serverzugriffe

• oft höhere individuelle Anpassbarkeit

In der Praxis überwiegen für die meisten KMU die Vorteile der Cloud. Wichtig ist, auf verschlüsselte Datenübertragung und zertifizierte Rechenzentren zu achten.

8. So gelingt die Umstellung

Der Schritt zur digitalen Buchhaltung muss nicht aufwendig sein. Erfolgreiche Umstellungen folgen meist diesen Schritten:

1. Ist-Analyse: Welche Prozesse laufen aktuell manuell?

2. Software-Auswahl: Welches Tool passt zu Unternehmensgröße und Branche?

3. Pilotphase: Testlauf mit einzelnen Belegen oder Abteilungen.

4. Mitarbeiterschulung: Einführung in Workflows und Datenschutzregeln.

5. GoBD-konforme Archivierung: Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit.

6. Regelmäßige Kontrolle: Prozesse prüfen und optimieren.

Viele Steuerberater bieten Begleitung bei der Einführung an – inklusive Schulung und Prozessberatung.

9. Typische Fehler vermeiden

Häufige Probleme bei der digitalen Buchführung entstehen durch fehlende Standards.
Beispiele:

• Belege werden gescannt, aber nicht revisionssicher archiviert.

• Buchungen erfolgen doppelt (digital und manuell).

• Daten werden lokal gespeichert, aber nicht regelmäßig gesichert.

• Zugriffsrechte sind nicht eindeutig geregelt.

Diese Fehler lassen sich leicht vermeiden, wenn die digitale Buchhaltung klar strukturiert eingeführt wird.

10. Fazit: Digitalisierung rechnet sich

Digitale Buchhaltung ist weit mehr als nur ein Trend – sie ist die Basis einer modernen, effizienten und zukunftsfähigen Unternehmensführung.

Wer frühzeitig auf digitale Prozesse setzt, profitiert von:

• mehr Transparenz und Kontrolle

• weniger Verwaltungsaufwand

• geringeren Kosten

• schnellerer Kommunikation mit dem Steuerberater

• rechtlicher Sicherheit nach GoBD

Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren, verschaffen sich einen echten Vorsprung – sowohl finanziell als auch organisatorisch.

Kurz gesagt:
Wer heute digital bucht, hat morgen mehr Zeit für das Wesentliche – das eigene Geschäft.